Stammdaten-Validierung: manipulierte Bankdaten erkennen

Manipulierte Stammdaten erkennen, bevor gezahlt wird

Das Feature auf einen Blick

Die Stammdaten-Validierung im Banking Connector, auch Stammdaten-Check genannt, erkennt sicherheitsrelevante Änderungen an Geschäftspartnerdaten frühzeitig. Und zwar genau dort, wo Zahlungen freigegeben werden.

Das leistet die Funktion:

• Sie erkennt geänderte und kürzlich geänderte Bankverbindungen

• Sie meldet weitere Änderungen an Stammdaten, etwa an Adresse oder Steuernummer

• Sie zeigt alle Auffälligkeiten direkt in der Freigabemaske an

• Sie nutzt die Originaldaten aus Ihrem ERP-System, ohne manuelle Datenpflege

• Sie dokumentiert jede Änderung mit Zeitpunkt, Benutzer und Änderungsart

• Sie ergänzt die Verification of Payee (VoP) um eine zusätzliche Sicherheitsebene

• Sie eskaliert kritische Findings auf Wunsch automatisch und fordert zusätzliche Freigaben an

• Sie unterstützt das Vier-Augen-Prinzip durch eine klare Funktionstrennung

• Sie lässt sich an das Risikoprofil Ihres Unternehmens anpassen

Ihr Vorteil: Manipulierte Stammdaten fallen auf, bevor eine Zahlung freigegeben wird, nicht erst im Nachhinein.

So sieht die Prüfung im Alltag aus

Stellen Sie sich einen typischen Fall vor. Ein Lieferant wird seit Jahren zuverlässig auf dasselbe Konto bezahlt. Wenige Tage vor der nächsten fälligen Rechnung ändert sich plötzlich die hinterlegte IBAN.

Für sich genommen ist eine neue Bankverbindung nichts Ungewöhnliches. Verdächtig macht sie der Zeitpunkt: kurz vor der Zahlung, ohne erkennbaren Anlass. Genau dieses Muster erkennt der Stammdaten-Check und macht es sichtbar, bevor die Zahlung das Haus verlässt.

Compliance-Prüfungen direkt in der Freigabemaske

Der Banking Connector prüft die relevanten Stammdaten automatisch: beim Import der Zahlung und vor der Freigabe. Auffälligkeiten erscheinen direkt an der betroffenen Zahlungsposition, sodass der Freigebende sie nicht übersehen kann.

Jede Meldung ist nach Schweregrad gekennzeichnet:

• Rot: kritische, freigaberelevante Meldungen

• Gelb: Warnhinweise

• Blau: Informationen und Hinweise

Weitere Details zum Freigabeprozess finden Sie hier.

Welche Änderungen erkennt das System?

Der Banking Connector wertet verschiedene Änderungen an den Stammdaten eines Geschäftspartners aus und bewertet ihr Risiko.

Entscheidend ist dabei weniger die Änderung selbst als ihr zeitlicher Zusammenhang. Eine Kontoänderung, die Jahre zurückliegt, gehört zum Alltag. Kritisch wird sie erst, wenn sie kurz vor einer fälligen Zahlung auftaucht.

Immer aktuelle und konsistente Daten

Ein Stammdaten-Check ist nur so gut wie die Daten, auf denen er arbeitet. Deshalb synchronisiert der Banking Connector die relevanten Informationen direkt aus Ihrem führenden ERP-System, darunter SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, DATEV und weitere.

So arbeiten alle Prüfungen jederzeit mit dem aktuellen Stand, und niemand muss Daten doppelt pflegen.

Mehr zu Konnektivität und Systemintegration finden Sie hier.

Lückenlose Historie aller Änderungen

Neben dem aktuellen Datenstand hält der Banking Connector fest, wie sich die Daten eines Geschäftspartners entwickelt haben. Zu jeder Änderung speichert er:

• den Zeitpunkt der Änderung,

• den ausführenden Benutzer,

• die Art der Änderung.

Ändert sich zum Beispiel eine IBAN, übernimmt die Synchronisation diese Information automatisch. Die Historie zeigt dann, dass sich etwas verändert hat, während die laufende Synchronisation dafür sorgt, dass immer mit den aktuellen Stammdaten gearbeitet wird. Genau an diesem Punkt setzt der Änderungs-Check an.

Auffälligkeiten sehen, bevor die Zahlung rausgeht

Die Prüfungen erscheinen dort, wo tatsächlich entschieden wird: in der Zahlungsfreigabe. Eine eigene Compliance-Spalte zeigt pro Zahlungsposition, wie viele Meldungen vorliegen.

Der Freigebende sieht die Auffälligkeiten also, bevor er die Zahlung freigibt oder versendet, und nicht erst später in einem Prüfbericht. Für Dokumentation und Revision stehen alle Ergebnisse zusätzlich in Reports bereit.

Die Prüfung ist fest in den Zahlungsworkflow eingebunden. Liegt mindestens eine offene kritische Meldung vor, blockiert der Banking Connector den Versand. Die Kontrolle greift damit genau an der Stelle, an der sie Schaden verhindern kann.

Kritische Findings brauchen eine bewusste Entscheidung

Kritische Meldungen kann der Freigebende nicht einfach übergehen. Er muss sie vor der Freigabe aktiv bestätigen.

Bereits bestätigte Meldungen werden mit Zeitpunkt und Benutzer dokumentiert. Offene Meldungen bleiben deutlich hervorgehoben und müssen vor dem nächsten Schritt bearbeitet werden. Aus einem Prozess, der sonst ungeprüft durchläuft, wird so eine bewusste Entscheidung.

Im besten Fall greift der Freigebende zum Telefon und lässt sich die neue Bankverbindung bestätigen. Und zwar über die bekannte Rufnummer des Lieferanten, nicht über die Kontaktdaten aus einer möglicherweise gefälschten E-Mail. Häufig sind es diese wenigen Minuten, die einen größeren Schaden verhindern.

Automatische Eskalation bei erhöhtem Risiko

Auf Wunsch reagiert der Freigabeprozess selbst auf kritische Findings.

Zusätzliche Freigabestufe. Erkennt der Banking Connector eine kritische Auffälligkeit, kann er automatisch eine weitere Freigabeinstanz einziehen. Eine Zahlung, die sonst zwei Freigaben braucht, benötigt dann zum Beispiel eine dritte Freigabe durch eine ranghöhere Person. Das Risiko hebt das erforderliche Freigabeniveau also von selbst an.

Konsequente Funktionstrennung. Zusätzlich lässt sich eine organisatorische Trennung einrichten: Wer eine Stammdatenänderung vorgenommen hat, darf die dazugehörige Zahlung nicht selbst freigeben. Das Vier-Augen-Prinzip greift damit genau dort, wo Betrüger typischerweise ansetzen, nämlich bei der Manipulation der Stammdaten.

Individuell konfigurierbar nach Ihrem Risikoprofil

Nicht jede Auffälligkeit muss den Zahlungsprozess blockieren. Eine geänderte Bankverbindung gilt in vielen Unternehmen als kritisch, ein ungewöhnlich hoher Betrag zunächst nur als Hinweis.

Deshalb können Sie im Banking Connector selbst festlegen:

• den Schweregrad einzelner Meldungen,

• ob eine Meldung freigaberelevant ist,

• die Eskalationsregeln,

• zusätzliche Freigabestufen,

• die Risikoschwellen.

So richtet sich das System nach dem Sicherheitsniveau Ihres Unternehmens. Eine Warnung, die ständig aufpoppt, nimmt irgendwann niemand mehr ernst. Sinnvoll konfiguriert meldet sich der Check nur dann, wenn es wirklich darauf ankommt.

Fazit

Manipulierte Bankdaten fallen im Idealfall auf, bevor Geld verloren geht, nicht erst danach. Die Verification of Payee schützt davor, dass Zahlungen an falsche oder unpassende Empfängerdaten gehen. Der Änderungs-Check des Banking Connectors setzt eine Ebene früher an.

Er erkennt, wenn sich die Stammdaten eines Geschäftspartners verändern, und macht das direkt im Freigabeprozess sichtbar. So haben Freigebende genau die Informationen zur Hand, um eine manipulierte Zahlung rechtzeitig zu stoppen. Das Ergebnis ist eine zusätzliche Sicherheitsebene, die Betrugsversuche früh erkennt, den Freigabeprozess unterstützt und sich an Ihre Compliance- und Risikovorgaben anpassen lässt.

Kein Cent verlässt ungeprüft das Haus.

Wie sich der Stammdaten-Check in Ihren Zahlungsprozess einfügt, zeigen wir Ihnen gern in einem kurzen, unverbindlichen Gespräch. Melden Sie sich gerne.